Systemy ERP pojawiły się już w latach 70. i były to rozwiązania tworzone przez firmy dla ich wewnętrznych potrzeb. W latach 90. pojawili się profesjonalni dostawcy, którzy dostarczali rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem na infrastrukturze klienta. To był również moment pierwszej transformacji cyfrowej, która polegała właśnie na implementowaniu systemów ERP w przedsiębiorstwach. Ich interfejs wzorowany był na systemie Windows, a dostęp często miało poniżej 40% pracowników. Oprogramowanie obejmowało wyłącznie procesy twarde. I chociaż rynek znacząco się zmienił, to wciąż sporo firm korzysta z podobnych tradycyjnych modeli.

Dzisiaj jednak biznes, w tym także firmy produkcyjne mają inne potrzeby, które zapewnić mogą jedynie systemy nowej generacji. Wśród ich najważniejszych cech można wskazać możliwość wdrożenia w chmurze, a nie tylko w modelu on premise, dostępność dla całego personelu, efektywną automatyzację czy zapewnienie możliwości interakcji. W centrum takich systemów znajduje się użytkownik – jego doświadczenie jest jednym z ważnych aspektów i to pod niego tworzone są nowe funkcjonalności.

Większa efektywność pracy dzięki automatyzacji

Automatyzacja jest jednym z nieodłączonych elementów nowoczesnego systemu ERP. Ma to szczególne znaczenie w dużych firmach, gdzie wprowadzanie kolejnych transakcji do tradycyjnych systemów jest już znaczącym wyzwaniem i wymaga czasu. Ręczne wpisywanie danych jest kosztowe i naraża firmę na błędy. Dane, wprowadzane bezpośrednio do systemu, umożliwiają także lepsze i proaktywne monitorowanie warunków biznesowych – są dostępne na bieżąco. Dotyczy to również kwestii raportowania – zamiast żmudnych analiz czy zbierania informacji z różnych źródeł, wiele dokumentów system może wygenerować za pomocą kilku kliknięć. To znaczna oszczędność czasu dla pracowników. Z naszej perspektywy, automatyzacja przemysłu w Polsce jest na dobrym poziomie i wciąż się rozwija. Jej rosnące znaczenie wynika przede wszystkim z niedoboru pracowników na rynku i tym samym trudności ze skompletowaniem personelu. Wzrastają także koszty jego utrzymania i stanowią większy niż kiedyś procentowy udział w kosztach firmy. Stąd rosnąca rola nowoczesnych systemów ERP wdrażanych również w przedsiębiorstwach produkcyjnych, które w długiej perspektywie pozwalają na oszczędność tych kosztów.

Dane jako jeden z istotnych zasobów firmy

Ważną cechą nowoczesnych systemów jest możliwość łatwego i szybkiego dzielenia się informacjami. Kiedyś dostęp do danych miały jedynie wybrane osoby. Ponadto, były one widoczne tylko z poziomu firmowych komputerów. Przedsiębiorstwa jednak coraz częściej traktują dane i informacje, które za sobą niosą, jako istotną wartość i jeden z kluczowych zasobów firmy. Umiejętność korzystania z nich, wyciągania wniosków i analizy, wpływa nie tylko na efektywność pracy, ale również pozwala budować przewagę konkurencyjną. Dane i informacje są również bardzo istotne z punktu widzenia pracownika. Nowoczesne systemy obejmują wszystkich zatrudnionych i zapewniają dostęp niezależnie od ich lokalizacji. Do systemu można zalogować się zarówno ze służbowego komputera, jak i urządzeń mobilnych czy bezpośrednio w przeglądarce – ma to duże znaczenie w przypadku np. pracowników terenowych, a także pozwala optymalizować wiele procesów.

Więcej danych, łatwiejszy dostęp

Ze względu na to, że dostęp do systemu obejmuje wszystkich pracowników, nowoczesne oprogramowanie jest proste w obsłudze, prezentuje również dane w czytelny, przejrzysty sposób np. w postaci różnego rodzaju wykresów, tabeli czy raportów. Mówiąc o doświadczeniu użytkownika, mamy na myśli łatwość zaadaptowania nowoczesnych systemów w fabryce czy przedsiębiorstwie –oprogramowanie jest na tyle intuicyjne, że nie wymaga przeprowadzania dodatkowych, kompleksowych szkoleń. Z systemu z powodzeniem korzystają pracownicy różnego szczebla i o zróżnicowanych kompetencjach cyfrowych. To umożliwia dodawanie danym i informacjom dodatkowego kontekstu. Dawniej systemu ERP całkowicie pomijały wszystkie procesy miękkie – obejmowały zdefiniowane procesy i dokumentację. Nowa generacja systemów obejmuje również przepływ pracy (ang. workflow) i tym samym tworzy znacznie szerszy kontekst. Dostępna i przechowywana jest korespondencja biznesowa, dostęp do formularzy np. zamówień, zleceń, faktur, ale także informacji wspierających budowanie relacji z kontrahentami, partnerami czy klientami. To właśnie one tworzą pełny obraz i pozwalają w pełni wykorzystywać dane do celów biznesowych.

Nowoczesne systemy ERP są dostosowane do wymagań odpowiednich branży, w tym także do sektora produkcyjnego czy logistycznego. Dostępne są na rynku również specjalne moduły, które sprawiają, że możliwe jest dostosowanie go również do wymagań konkretnej firmy. Nowa generacja ERPto rodzaj swoistych platform, które znacząco wpływają na efektywność pracy, procesów wewnątrz firmy, pozwalają zarządzać ogromnymi ilościami danych i dają do nich dostęp wszystkim – a nie tylko wybranym. Nowoczesna, cyfrowa rzeczywistość nie tylko to umożliwia, ale także, a może przede wszystkim, stawia przed firmami takie wymagania, jeśli chcą pozostać konkurencyjne.

Filip Fludra Sales Manager Exact Software Poland